I. Sob (Le Centre/PVL)
Question
Je me demande si le Conseil communal et/ou le Bureau envisage(nt) de digitaliser tout ou partie de l’activité du Conseil général, dans un avenir proche ou lointain, en utilisant une solution pour consulter les messages, rapports et autres documents ou tout autre type d’activité du législatif en ligne.
Les procès-verbaux décisionnels des Commissions amenées à se prononcer pourraient par exemple, à l’avenir, également être joints à la documentation en ligne, ce qui augmenterait l’accès aux informations en amont et faciliterait le travail de préparation des séances du Conseil général.
Des économies substantielles pourraient également être réalisées sur les frais d’envoi des documents et d’impression de livrets notamment, et la sécurité informatique, etc. Il y aurait pas mal d'avantages.
Réponse du Bureau du Conseil général
Le Secrétariat du Conseil général a informé le Bureau du Conseil général qu'une numérisation de l'activité du Conseil général sera progressivement mise en œuvre dans le courant de l'année 2023, au travers de l'extranet de la Ville de Fribourg, en commençant par le Bureau et la Commission financière, puis les autres organes du Conseil général et, enfin, le plénum.
Celui-ci consistera en un espace collaboratif en ligne permettant au Secrétariat du Conseil général de partager les dossiers de séance avec les participant·e·s. Il permettra tant aux membres des commissions, du Bureau que du Conseil général de consulter, en tout temps et sur la plupart des supports (ordinateurs et smartphones), les documents utiles à leurs séances respectives que leur transmettra le Secrétariat du Conseil général.
En outre, l'extranet offrira la possibilité au Secrétariat du Conseil général, et uniquement à ce dernier, de gérer des réunions, d'y intégrer un ordre du jour, d'y consigner le contenu des échanges et, au besoin, de donner accès à un espace de visioconférence.
Il convient de préciser que les droits d'accès seront définis, afin que la confidentialité des travaux des commissions et du Bureau continue d'être respectée.
L'envoi de documents en version papier ne sera pas totalement abandonné. Les personnes qui se satisferont entièrement de l'utilisation de l'extranet et qui ne désireront plus recevoir de documents papier pourront le faire savoir par écrit au Secrétariat du Conseil général.
Une phase de test et de formation des membres du Conseil général se déroulera dans le courant 2023.