Règlement du Contrôle des finances

Le Conseil communal de la Ville de Fribourg

Vu :

• l’art. 13 al. 5 du Règlement d’application du règlement fixant l’organisation générale de la Ville de Fribourg du 13 juillet 2021,

adopte les dispositions suivantes :

Chapitre 1 : Disposition générale

Art. 1 But

Le présent règlement fixe les règles d’organisation et de fonctionnement du contrôle des finances.

Chapitre 2 : Organisation

Art. 2 Personnel du Contrôle des finances

¹ Le contrôle des finances (CFI) est l’organe de surveillance financière de l’administration communale.

² Le Conseil communal engage le personnel du CFI et son ou sa responsable. Le personnel du CFI agit toutefois de manière indépendante dans l’exercice de ses fonctions.

³ Le CFI s’assure de la bonne coordination entre ses activités et celles des autres instances de contrôle interne et externe.

⁴ Le ou la responsable du CFI doit avoir des compétences avérées dans le domaine de l’audit.

Art. 3 Comité de contrôle des finances

¹ Le CFI traite avec le Conseil communal par l’intermédiaire du Comité de contrôle des finances (CCFI).

² Le CCFI se compose de cinq membres, à savoir :

a) Principes

- le ou la Syndic·que ;

- un autre membre du Conseil communal ;

- le ou la Secrétaire de Ville ;

- le ou la Chef·fe du Service juridique ;

- un·e représentant·e externe qualifié·e, désigné·e par le Conseil communal.

³ Le CCFI se réunit autant de fois qu’il le souhaite, mais au minimum une fois par année. Les séances sont convoquées sur sa propre initiative ou à la demande du CFI.

⁴ Pour le surplus, il adopte son règlement de fonctionnement.

Art. 3bis¹ 

b) Attributions

Le CCFI a les attributions suivantes : 

a) s'assurer de la qualité des prestations du CFI par le biais du suivi d'un mandat régulier qu'il octroie ;

b) veiller à l'indépendance, à la compétence et aux ressources de l'audit interne ;

c) instaurer une qualité de dialogue avec l'audit interne privilégiant une bonne gouvernance et échanger avec le CFI sur ses attentes en matière d'audit interne en temps opportun ;

d) s'assurer, par des rappels réguliers, que les Services et le Conseil communal communiquent au CFI de manière systématique et spontanée les mandats externes portant sur des éléments liés aux risques de fraude, pertes financières ou sécurité informatique ;

e) examiner les rapports du CFI et informer le Conseil communal des éléments pertinents de ceux-ci ; 

f) examiner le rapport annuel d'activités du CFI et proposer d'éventuelles améliorations ; 

g) s'assurer que les recommandations d'audit sont correctement communiquées et prises en compte par l'organisation.

Art. 4 Mandataires

Le CFI peut recourir à des mandataires externes, si l’exécution de ses tâches requiert des connaissances particulières ou un investissement trop important pour ses ressources ordinaires.

Chapitre 3 : Fonctionnement

Art. 5 Tâches

a) Principes

¹ Les tâches principales du CFI sont la supervision du système de contrôle interne, que ce soit au niveau de l’outil ou du contenu, et les contrôles financiers.

² Il effectue ses tâches en toute indépendance par rapport à l’administration communale.

Art. 6 

b) Mandats

¹ Dans le cadre de ses ressources, le CFI peut assumer des mandats spéciaux sur demande du CCFI ou du Conseil communal.

² Le CFI peut différer ou refuser un mandat s’il n’entre pas dans son domaine de compétence ou qu’il empêche la réalisation de tâches planifiées principales.

Art. 7 Planification et rapport annuels

¹ Le CFI établit sa planification annuelle en fonction des risques et de la pertinence temporelle, en prenant notamment en compte le calendrier des processus de l’organe contrôlé. Il intègre, dans la mesure du possible, les mandats spéciaux demandés.

² Chaque année, le CFI rédige un rapport sur ses activités. Celui-ci contient notamment des informations statistiques relatives au suivi des entités contrôlées et des recommandations émises par le CFI.

³ Le rapport annuel est transmis chaque année au CCFI, avant le 30 juin et accompagné du projet de budget pour l’année suivante. Le CCFI échange avec le CFI au sujet des missions et objectifs.

⁴ Le rapport annuel d’activités est public. Il est transmis au Conseil communal.²

Art. 8 Collaboration

a) Interventions

Le CFI traite directement avec les entités soumises à sa surveillance. Il peut intervenir en tout temps.

Art. 9 

b) Obligation d'informer

¹ Les entités analysées doivent collaborer à l’exécution des tâches du CFI.

² Plus particulièrement, elles doivent communiquer tout dossier, document, renseignement ou données propres à l’exercice de l’activité du CFI, y compris les données personnelles. La législation sur la protection des données est réservée.

³ Les dispositions légales sur le maintien du secret ne peuvent être invoquées devant le CFI, si ce dernier agit dans le cadre des attributions prévues par le présent règlement. L’identité de la personne auditionnée peut en revanche être tenue secrète.

Art. 10

c) Rapport de contrôle interne

¹ Le résultat des analyses du CFI est consigné dans un rapport adressé à l’entité concernée par l’analyse et aux membres du CCFI.

² S’il constate une lacune ou une erreur, le CFI fixe à l’entité analysée un délai pour y remédier. A ce titre, il peut formuler des propositions.

³ L’entité analysée est ensuite invitée à prendre position sur le contenu du rapport et les recommandations. Si elle ne se prononce pas dans le délai fixé ou ne donne pas suite aux recommandations, le CFI soumet le cas au CCFI pour examen et décision quant à la suite à donner.

⁴ Les membres du CCFI ont accès aux rapports du CFI et informent le Conseil communal des éléments pertinents de ceux-ci. Leur contenu et leur suivi sont discutés systématiquement lors des séances du CCFI.

⁵ Les rapports et les documents des contrôles sont confidentiels. Le CCFI peut choisir de transmettre un rapport au Conseil communal, qui peut décider de le publier. Les législations sur la protection des données et sur l’information et l’accès aux documents demeurent réservées.

Art. 11

d) Irrégularités

¹ S’il découvre des irrégularités, le CFI prend les mesures nécessaires et avise immédiatement l’organe communal compétent.

² Pour le surplus, les articles 150 ss LCo sont applicables.

Art. 12 Contrôle de qualité

¹ Le CFI est soumis à un contrôle de qualité périodique et à l’évaluation de ses prestations. Ce contrôle est effectué par un·e expert·e.

² Le CCFI définit les objectifs et la fréquence de ce mandat.

Chapitre 4: Disposition finale

Art. 13 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1^er septembre 2021.

¹ Introduit selon décision du Conseil communal du 7 décembre 2021 (n°24), entrée en vigueur le 1^er janvier 2022. 

² Modifié selon décision du Conseil communal du 20 juin 2022 (n°8), entrée en vigueur le 20 juin 2022.